Apa yang perlu diperhatikan dalam membangun informasi institusi / perusahaan?

Onno W. Purbo

Pertanyaan di atas merupakan pertanyaan yang sangat umum ditanyakan dalam beberapa kesempatan seminar dll. Umumnya dikarenakan kurangnya pengetahuan tentang peta sistem informasi ini seorang eksekutif kebingungan akan langkah / pola yang perlu di ambil. Bayangkan ada MIS, ERP, e-commerce, Knowledge Management, Internet, LAN, WAN dll …

Sebetulnya jika kita pilah sangat sederhana sekali arsitektur sebuah sistem informasi perusahaan / lembaga yang perlu di mengerti oleh tingkat eksekutif. Kalau boleh saya usulkan untuk mencoba lebih memperhatikan human capital sebagai aset utama, bukan sebagai cost.

Secara umum ada empat (4) yang menjadi perhatian utama yang perlu diperhatikan oleh eksekutif perusahaan. Yaitu:

1.	Fasilitas akses ke Internet / informasi, ini bisa berupa perangkat LAN, WAN, PC. Hanya fasilitas akses ini yang dapat dilihat secara fisik oleh mata, sisanya akan sulit dilihat menggunakan mata kepala. Konsekuensinya seringkali orang berfikir bahwa dengan membeli PC maka seluruh masalah akan terpecahkan, padahal infrastruktur IT merupakan sebagian kecil dari solusi yang harus diberikan.

2.	Sistem informasi untuk mengeffisienkan bisnis proses, yang ini bisa berupa database, prosedur berbentuk sistem informasi management (MIS), enterprise resource planning (ERP), e-commerce. MIS dsb ini memang di arahkan ke arah effisiensi perusahaan / lembaga. Jika kita mulai meng-online-kan sistem perusahaan ke Internet sebaiknya diyakinkan bahwa sistem back-office yang berjalan dibelakang layar sudah bisa berjalan dengan baik.

3.	Sistem lain yang baru belakangan dikembangkan terutama di fokuskan kearah meningkatkan kompetitiveness institusi. Kemampuan kompetitif sebuah institusi akan ditentukan terutama oleh tingkat penguasaan pengetahuan dan manajemen pengetahuan internal institusi tersebut. Percepatan proses pengkoleksian, pengarsipan, pendistribusian, multiplikasi pengetahuan yang tercatat secara elektronik akan menjadi kunci utamanya. Manajemen pengetahuan merupakan jargon utama dalam konteks kompetitiveness.

4.	Yang terakhir dan paling penting adalah faktor manusia, sering kali kita melihat manusia sebagai salah satu komponen pengeluaran (cost) dari sistem. Dalam era informasi, faktor manusia menjadi sangat faktor yang sangat dominan sekali jika kita ingin menjadi pemimpin / leader. Pengetahuan (knowledge asset) yang terpatri di dalam human capital menjadi kunci keberhasilannya untuk menjadi pemimpn (leader); jadi bukan sekedar effisiensi proses bisnis semata.