Pusat Antar Universitas bidang Mikroelektronika
Institut Teknologi Bandung
Bandung 40132
Tel: 022 250-6280
FAX: 022 214-417
E-mail: yc1dav@itbgtw.itb.ac.id

4 November 1994

Kepada Yth.
Bapak Dr. Soelistia
Perpustakaan IKIP Semarang
Jl. Kelud Utara III
Semarang 50232
FAX: 024 475-409

Dengan Hormat,

	Terlampir adalah draft hasil diskusi kelompok kemarin di Cipanas. Koreksi / perbaikan tentunya sangat diharapkan.

	Atas perhatian & bantuan Pak Soelis, kami ucapkan banyak terima kasih.

Hormat saya,

Onno W. Purbo

MISI
   •	Peningkatan mutu dan effisiensi perpustakaan.

OBJEKTIF JANGKA PENDEK
   •	Networking dan Resource Sharing.

OBJEKTIF JANGKA PANJANG
   •	Peningkatan mutu perpustakaan.
   •	Peningkatan effisiensi perpustakaan.

MASALAH KETENAGAAN / SUMBER DAYA MANUSIA
   •	Projeksi Kebutuhan Sumber Daya Manusia
	  	Prosedur / aturan untuk menghitung kuantitas SDM yang dibutuhkan. Perhitungan untuk menjustifikasi kuantitas SDM yang dibutuhkan.
	  	Kualitas SDM:
		  	Sikap
			  ·	Pasif - alternatif solusi: magang di perpustakaan yang cukup aktif.
			  ·	Kurang percaya diri - alternatif solusi: ditumbuhkan budaya kompetisi.
			  ·	Kreatifitas rendah - alternatif solusi: sistem umpan balik yang terbuka & memungkinkan bottom-up.
		  	Basic requirement
			  ·	Minat baca / reading skill.
			  ·	Sense of service.
			  ·	Language skill / communication skill.
			Perbaikan basic requirement
			  ·	Persyaratan requirement
			  ·	Metoda training & pendidikan yang tepat
				  »	Harus meningkatkan minat membaca, sense of service & language.
				  »	Managerial skill
				  »	Leadership workshop
				Proses training ini harus terintegrasi dengan penelitian untuk peningkatan servis sebagai sebuah sistem umpan balik kepada misi keseluruhan program.
			  ·	Fokus pada perbaikan sekolah pustakawan.
		  	Perbaikan kualitas
			  ·	Magang / membantu para peneliti di perguruan tinggi, untuk menambah kemampuan pustakawan dalam membantu penelitian.
   •	Resource Sharing.
	  	Kemampuan untuk mengantisipasi perkembangan teknologi (khususnya teknologi informasi). Hal ini berkaitan dengan job description dan proses reqruitment.
	  	Pengembangan prosedur / tata cara untuk melakukan resource sharing, seperti:
		  	Indo-MARC.
		  	Protokol pada jaringan komputer.
   •	Struktur Organisasi
	  	Perlu pemikiran untuk memperbaiki struktur organisasi perpustakaan untuk membuka jalur-jalur struktural & jenjang karir yang jelas bagi pustakawan.
	  	Alternatif:
		  	Membuat kelompok-kelompok pustakawan dengan tugas yang spesifik. Ketua kelompok bergilir diantara para pustakawan.
   •	Pengembangan Servis
	  	Penelitian untuk meningkatkan servis.
		  	Pendataan effisiensi servis (buku / jam / hari)
		  	Kecepatan pemrosesan inter library loan.
	  	Sistem evaluasi servis perpustakaan; harus dimungkinkan sistem umpan balik yang cepat dari pengguna, pustakawan, karyawan & teknisi. Evaluasi harus di bahas oleh komite perpustakan yang berkumpul secara reguler. Membuka kemungkinan pembangunan bottom-up.
	  	Integrasi dengan sistem pendidikan; dimungkinkan untuk melakukan pendidikan dengan sistem learning-based (bukan teaching-based). Contoh konsep adalah "problem based learning" yang akan menggunakan perpustakaan secara aktif.
	  	Program peningkatan servis untuk penelitian:
		  	Servis pengumpulan data untuk para peneliti.
		  	Servis pencarian referensi untuk para peneliti.
		  	Program pemasaran perpustakaan / informasi yang ada di dalam perpustakaan baik di dalam maupun ke luar perguruan tinggi.

MASALAH DANA
    •	Jenis:
	   	Investasi
		  	Basic needs
			  ·	Gedung
			  ·	Furniture
			  ·	Equipment
		  	Sistem kontrak ke perpustakaan, untuk memungkinkan memperoleh uang muka 100% untuk pembelian buku / journal.
	   	Recurrent
		  	SPP / DPP
		  	Perolehan dari servis
			  ·	Fotokopi
			  ·	Database search
			  ·	Pencarian referensi.
    •	Permasalahan:
	   	masalah administrasi keuangan
		  	Perlu dilakukan training bagi para pustakawan untuk melakukan pengelolaan uang.
	   	Tolok ukur
		  	Pemenuhan KEPMEN 0686/U/1991 khususnya tentang kelengkapan sebuah perpustakaan.
		  	Persentase (%) buku yang up-to-date.
		  	Kualitas / effisiensi layanan
			  ·	Inter library loan.
			  ·	Cross reference.
			  ·	Sirkulasi.
			  ·	Rujukan.
			  ·	Record.
			Penilaian
			  ·	Lama waktu / proses.
			  ·	Effisiensi tenaga:
					jumlah tenaga / buku / jumlah yang dilayani / waktu proses.
	   	Penyusunan dana / anggaran
		  	Perlu digunakan istilah-istilah khusus "spesifik" untuk mengatasi masalah pembelian buku / journal yang harus dibayar dimuka.
		  	Masalah maintainance, misalnya software.
	   	Alokasi / jumlah dana.
	   	Peraturan
		  	Mengadakan pertemuan dengan departemen terkait untuk menjelaskan & mencari solusi berbagai masalah yang berkaitan dengan perpustakaan.
		  	Penggunaan istilah "spesifik" KEPPRES 16 untuk mengatasi beberapa hal dalam pendanaan, khususnya pemesanan buku / journal.
		  	Desentralisasi penggunaan anggaran.
		  	Beberapa masalah karena peraturan yang ada:
			  ·	Buku / journal dianggap sama dengan barang-barang lainnya.
			  ·	Konsep pengkoleksian yang bukan berupa buku
				  »	CD-ROM, Audio-Visual, Disket, Software.
			  ·	Pemasukan journal
				  »	Uang muka.