Knowledge Management

Onno W. Purbo

Dalam tulisan ini saya mencoba membahas hal yang lebih abstrak daripada sekedar teknologi informasi biasa. Knowledge Management (KM) adalah sebuah konsep yang relatif baru yang bergerak di atas infrastruktur teknologi informasi (Internet & Intranet) yang ada. Sangat berbeda dengan dengan konsep e-commerce yang hari-hari ini sedang booming dan banyak di minati oleh orang banyak. E-commerce seperti kita rasanya sebetulnya hanyalah membuat effisien proses perdagangan yang sudah ada supaya lebih cepat dan dapat di akses dengan mudah dari segala penjuru dunia.

Berbeda dengan konsep-konsep effisiensi prosedur, knowledge management di fokuskan untuk menjadi seseorang / sebuah institusi agar menang dalam kompetisinya karena memiliki pengetahuan yang lebih baik daripada kompetitor-nya. Isu utama di knowledge management adalah competitiveness. Competitiveness tersebut di peroleh dengan cara mengelola pengetahuan yang kita miliki dengan baik dan effisien.

Pada saat ini di Indonesia sedang terjadi gerakan untuk membangun knowledge infrastructure yang berbasis knowledge management yang di motori oleh Knowledge Management Reseach Group (KMRG) ITB yang di ketua oleh Ismail Fahmi. Melalui infrastruktur pengetahuan yang dibangun berbasis Web diharapkan dapat mengkaitkan banyak sekali institusi pendidikan dan beberapa institusi komersial / non-pendidikan supaya proses tolong menolong dalam pemandaian bangsa ini terjadi.
 
Dalam konsep baru - knowledge management – sebuah institusi secara sadar dan komprehensive akan mengumpulkan, mengorganize, men-share, dan menganalisa pengetahuan yang mereka miliki untuk tujuan-tujuan di masa mendatang. Di tahun 2000 ini, setahu saya tidak banyak institusi / perusahaan di Indonesia yang secara serius mempunyai knowledge management secara menyeluruh. Umumnya yang ada beberapa perusahaan memfokuskan pada proses yang ada dan mencoba agar menjadikan satu proses-proses tersebut menjadi satu kesatuan.

Knowledge management sendiri merupakan sebuah proses yang kompleks, oleh karena itu tidak mungkin dapat ditangani oleh sebuah vendor saja. Untuk dapat sukses mengimplementasikan knowledge management harus secara cantik menggabungkan berbagai solusi yang ada menjadi satu kesatuan yang komprehensive.

Dalam sebuah artikel di Information Week, Jeff Angus & Jeetu Patel menggambarkan empat (4) proses yang menggambarkan knowledge management yang dapat di tuliskan dalam sebuah tabel di bawah

Proses Utama	Aktifitas	
Pengumpulan & pemasukan data	OCR & scanning
Pemasukan suara
Mengambil informasi dari berbagai sumber
Mencari informasi untuk dimasukan	
Pengorganisasian / pengkatalogan	Pengindexan
Pemfilteran
Link / penghubungan	
Pemurnian & Pemberian konteks	Kerjasama
Compacting
Projecting
Data Mining	
Aliran diseminasi	Sharing 
Alert 
Push	

Sebuah rencana knowledge management, pertama kali tentunya harus melakukan survey akan kebutuhan institusi tersebut. Dengan memperhitungkan semua aktifitas di atas untuk memenuhi kebutuhan yang ada. Tantangan selanjutnya adalah menemukan atau membuat perangkat lunak yang cocok dalam konteks-nya untuk rencana secara keseluruhan.

Jika kita melihat lebih dekat apa yang dilakukan oleh orang di bidang knowledge management – saya coba menyadur tulisan dari Karl E. Sveiby yang cukup menarik. Tampaknya kalau melihat secara teliti maka ada dua (2) buah jalur utama yang di ambil oleh orang tentang Knowledge Management (KM).
 
Jalur KM = Manajemen dari informasi. Peneliti & praktisi di bidang ini umumnya mempunyai pendidikan di bidang komputer dan / atau ilmu informasi. Mereka terlibat dalam pembangunan Sistem Informasi Manajemen, AI, re-engineering, groupware dll. Bagi mereka pengetahuan = objek yang dapat di identifikasi dan di proses dalam sistem informasi. Jalur ini baru dan berkembang sangat pesat pada saat ini, terutama dengan berbagai perkembangan di dunia komputer.

Jalur KM = Manajemen dari orang. Peneliti & praktisi di bidang ini cenderung memperoleh pendidikan di bidang philosofi, psychologi, sosiologi dan bisnis / management. Mereka umumnya umumnya terlibat dalam pengaksesan, pengubahan dan perbaikan skill & perilaku manusia secara individu. Bagi mereka pengetahuan = proses, sebuah set kompleks dari skill dinamis, know-how dll yang terus menerus berubah. Secara tradisional mereka terlibat dalam proses belajar dan proses manajemen kompetensi individual ini – seperti seorang psycholog – atau pada tingkat organisasi – seperti philosofer, sosiolog atau teoritis organisasi. Jalur ini sudah tua dan tidak berkembang demikian pesat.

Tingkat: Perspektif Individual. Fokus dari penelitian & praktek pada individual.
Tingkat: Perspektif Organisasi. Fokus dari penelitian & praktek pada organisasi.

Dalam tabel 2x2 dapat kita lihat Knowledge Management sebagai berikut

Jalur	Knowledge = Objek	Knowledge = Proses	
Tingkat Organisasi	Re-engineering	Teoritis Organisasi	
Tingkat Individual	AI-spesialis	Psycholog	

Tentunya karena perbedaan latar belakang pendidikan yang cukup ekstrim tersebut, sering kali bahasa yang digunakan oleh kedua sisi tersebut akan berbeda satu dengan yang lain jika berbicara satu dengan yang lain.

Secara umum berbagai inisiatif knowledge management dapat dipetakan dalam tiga (3) hal besar untuk aset intangible, yaitu, struktur eksternal, strukur internal dan kompetensi dari SDM. Dalam contoh tabel berikut di gambarkan beberapa contoh aplikasi yang real dari berbagai inisiatif yang ada.

Struktur External	Struktur Internal	Kompetensi SDM	
Peroleh pengetahuan dari customer.	Bangun budaya untuk berbagai pengetahuan.	Buat jenjang karir berbasis knowledge management.	
Berikan customer tambahan pengetahhuan. 	Buat revenue baru dari pengetahuan yang ada.
	Buat lingkungan terbatas untuk transfer pengetahuan tacit.	
	Tangkap pengetahuan tacit yang ada di masing-masing individu, simpan, sebarkan & gunakan.	Belajar dari simulasi dan instalasi pilot projek.	
	Ukur proses pembuatan pengetahuan dan aset intangible.