Konsep Perencanaan Cetak Biru Sistem Informasi Korporat

Richardus Eko Indrajit
Renaissance Research Center
eko@indrajit.org

Adalah merupakan suatu keharusan bagi perusahaan di era ekonomi digital dan globalisasi informasi saat ini untuk melengkapi Corporate Plan-nya dengan apa yang disebut dengan Information System Strategic Planning. Tujuan utama dari dikembangkannya dokumen cetak biru ini adalah sebagai bahan pijakan bagi manajemen perusahaan dalam proses pengembangan teknologi informasi agar dapat menjadi sarana penunjang perusahaan dalam pencapaian visi dan misi usahanya. Keberadaan dokumen ini juga untuk menghindari agar tidak terjadinya fenomena kelebihan atau kekurangan alokasi biaya bagi pengembangan teknologi informasi di perusahaan.  Sebuah cetak biru yang baik, paling tidak harus memiliki tiga komponen penting sebagai aspek utama, yaitu: Information System Requirements, Information Technology Specification, dan Information Management Strategy.

Information System Requirements merupakan bagian dari cetak biru yang secara spesifik berisi definisi kebutuhan sistem informasi yang diharapkan perusahaan atau organisasi terkait untuk diimplementasikan. Bahasa yang dipergunakan dalam bagian ini jauh dari istilah-istilah teknis, karena pada dasarnya kebutuhan perusahaan diturunkan dari visi, misi, obyektif, dan strategi bisnis yang telah didefinisikan secara jelas pada dokumen Corporate Plan. Ada dua prinsip dasar yang biasa dipergunakan sebagai pegangan dalam mendefinisikan kebutuhan tersebut sesuai dengan fungsi generik sistem informasi, yaitu yang berkaitan aktivitas back-office (hubungan antara sumber daya internal perusahaan) dan aktivitas front-office (hubungan antara perusahaan dengan sumber daya eksternal, khususnya pelanggan dan supplier). Kebutuhan sistem informasi pada fungsi back-office berhubungan dengan beragam jenis dan tipe data yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk selanjutnya diolah menjadi informasi yang relevan dengan keperluan perusahaan. Informasi yang cepat, lengkap, akurat, dan terpercaya ini selanjutnya akan dipergunakan sebagai knowledge base bagi manajemen dalam proses pengambilan keputusan. Sementara kebutuhan sistem informasi pada fungsi front-office biasanya berhubungan dengan penyediaan informasi yang sedemikian rupa, sehingga meningkatkan kepuasan pelanggan, supplier, dan rekanan usaha, terutama yang berhubungan dengan pelaksanaan aktivitas dan transaksi bisnis (penawaran, penjualan, dan pembelian produk atau jasa).

Setelah kebutuhan akan sistem informasi didefinisikan secara jelas, ditentukanlah kemudian spesifikasi teknis teknologi informasi (Information Technology Specification) yang dapat memenuhi kebutuhan tersebut. Secara gamblang dan mendetail komponen-komponen teknologi informasi harus dipaparkan, lengkap dengan rancangan sistem, spesifikasi teknis, skenario pengembangan sistem, dan hal-hal terkait lainnya. Rancangan teknis ini harus dikembangkan sedemikian rupa sehingga manajemen dapat memperkirakan biaya investasi yang dibutuhkan, disamping dapat dipergunakan sebagai bahan acuan bagi tim yang kelak dibentuk perusahaan untuk melakukan konstruksi dan implementasi sistem. Banyak teori yang dapat dipergunakan untuk menyusun spesifikasi secara baik, seperti pemisahan antara komponen data, aplikasi, dan teknologi, atau pengkategorian software, hardware, dan brainware, atau mengklasifikasikan secara lebih rinci berdasarkan jenis teknologi yang ada, seperti media transmisi, sistem komputer, database, bahasa pemrograman, user interface, dan lain sebagainya.
 
Aspek selanjutnya yang merupakan bagian terpenting dari cetak biru dan kerap dilupakan adalah Information Management Strategy. Inti dari bagian ini sebenarnya adalah bagaimana menyusun strategi dan teknik pengembangan dan pengelolaan agar kebutuhan sistem informasi yang telah didefinisikan dan merupakan bagian dari aspek manajemen dan organisasi perusahaan dapat terjawab dengan tersedianya teknologi informasi yang tepat. Unsur manajemen perubahan (change management) memegang peranan yang sangat berpengaruh di sini karena berdasarkan pengalaman, penerapan dan utilisasi teknologi informasi secara efisien dan efektif akan tercapai jika manajemen perusahaan memiliki komitmen untuk melakukan “perubahan” di sana sini, baik yang berhubungan dengan perilaku manusia, struktur organisasi, proses bisnis, budaya korporat, kualitas produk dan jasa, kepuasan pelanggan, dan lain sebagainya. Pembahasan aspek ini ditutup dengan pembentukan sebuah tim yang bertanggung jawab terhadap proses pengembangan portofolio proyek teknologi informasi yang telah ditetapkan, berdasarkan anggaran yang tersedia, spesifikasi yang telah disusun, dan metodologi pendekatan yang telah disepakati.

Satu hal penting yang perlu diperhatikan dalam mengembangkan cetak biru sehubungan dengan ketiga aspek di atas adalah proses pencarian informasi yang harus dilalui dalam mendefinisikan kebutuhan sistem informasi, spesifikasi teknologi informasi, maupun strategi manajemen informasi. Informasi  yang dibutuhkan paling tidak berasal dari dua domain besar, internal dan eksternal perusahaan. Dari sisi internal, selain dokumen Corporate Plan atau Business Plan yang harus menjadi patokan utama, perlu dipelajari dan dipahami secara holistik seluk beluk perusahaan berkaitan dengan komponen-komponen pembentuknya, seperti: produk dan jasa yang ditawarkan, struktur organisasi, teknologi yang dimiliki, target market dan pelanggan, prosedur aktivitas sehari-hari, budaya korporat, komunitas pesaing, rekanan bisnis, kekuatan finansial, strategi pemasaran, dan lain sebagainya. Hal ini bertujuan agar cetak biru yang disusun sejalan dengan keadaan dan strategi bisnis yang telah disepakati dan dicanangkan oleh pemilik maupun manajemen perusahaan. Data dan informasi internal ini merupakan langkah awal dalam penentuan strategi sistem informasi yang tepat. Aspek informasi lain yang sering kali kurang diperhatikan adalah yang berasal dari luar perusahaan (eksternal). Informasi mengenai trend industri dimana perusahaan berada merupakan hal yang penting untuk dipelajari agar manajemen tahu ke arah mana perkembangan teknologi di dalam perusahaan harus dilakukan. Melihat trend teknologi informasi di dunia pun merupakan hal yang mutlak untuk dipelajari agar manajemen tidak salah dalam menentukan teknologi yang ingin dipergunakan. Satu aspek eksternal lainnya yang telah terbukti banyak membantu manajemen dalam proses peningkatan kinerja melalui pengembangan teknologi informasi adalah dengan melakukan benchmarking (studi perbandingan) terhadap perusahaan serupa yang berada pada industri sejenis. Proses benchmarking biasanya diikuti dengan mencari best practice (yang terbaik) yang dapat dipergunakan sebagai bahan referensi tambahan. Sebagai tambahan, mempelajari faktor-faktor makro seperti ipoleksosbudhankam terkadang memiliki tingkatan relevansi yang tinggi, karena bagaimana pun, sebagai komponen mikro, perusahaan tidak terlepas dari kebijakan-kebijakan pemerintah, seperti yang berkaitan dengan pengembangan infrastruktur nasional teknologi informasi, undang-undang hak cipta intelektual, faktor-faktor pertahanan dan kemanan nasional, target ekonomi otonomi daerah, aspek sosial budaya, dan lain sebagainya.

Pada akhirnya, strategi hanyalah merupakan sesuatu yang tidak ada artinya jika tidak diterapkan secara konsisten. Untuk menjamin agar rencana yang dituangkan dalam cetak biru ini dapat berjalan sebagaimana seharusnya, perusahaan harus menunjuk seorang eksekutif sebagai penanggung jawab utama. Di perusahaan-perusahaan besar dunia, orang inilah yang dijuluki sebagai CIO (Chief of Information Officer). Tanpa adanya orang ini sebagai perwakilan manajemen sistem informasi di tingkatan direksi, akan sia-sialah keinginan perusahaan untuk memanfaatkan teknologi informasi sebagai senjata utama dalam bersaing.

Referensi
Earl, M. Management Strategies for Information Technology, New Jersey: Prentice Hall, 1989.
McFarlan, Warren F, and James L McKenney. Corporate Information Systems Management, Homewood, Illinois: Richard D Irwin, Inc., 1983.
Scott, George M. Principles of Management Information System, New York: McGraw Hill, 1994.
Sprague, and Barbara C McNurlin. Information Systems Management in Practice, Englewood cliffs, New Jersey: Prentice-Hall Inc., 1993.

	RICHARDUS EKO INDRAJIT adalah Kepala Program Studi Sistem Informasi STIMIK Perbanas dan Dosen Inti di Program Pasca Sarjana Universitas Bina Nusantara. Menyelesaikan pendidikan Sarjana Teknik Komputer di ITS Surabaya, Master of Applied Computer Science di Harvard University, Master of Business Administration di Leicester University, dan Doctor of Business Administration di University of the City of Manila. Selain mengajar di Program Pasca Sarjana Universitas Indonesia, Universitas Atmajaya, dan Institut Pengembangan Manajemen Indonesia, serta aktif sebagai konsultan dan peneliti di Lembaga Ketahanan Nasional (Lemhannas), bekerja pula sebagai Direktur Sistem Informasi di perusahaan konsultan Renaissance Advisors. Pengetahuan di bidang teknologi informasi dan manajemen sistem informasi diperoleh dari pengalaman praktis di industri keuangan, perbankan, manufaktur, penerbangan, pertambangan, telekomunikasi, pendidikan dan kesehatan.	

Softcopy dari makalah dan dokumen ini tersedia melalui website personal Richardus Eko Indrajit di alamat: http://www.indrajit.org.

Jakarta, 2 Februari 2000.