Resiko Proyek Sistem Informasi

Richardus Eko Indrajit
Renaissance Research Center
eko@indrajit.org

ABSTRAK

Mengetahui seberapa besar resiko keberhasilan sebuah proyek sistem informasi merupakan salah satu isu utama yang harus diperhitungkan oleh manajemen perusahaan. Statistik menunjukkan bahwa pada kenyataannya, lebih banyak proyek-proyek pengembangan sistem informasi yang menemui kegagalan dibandingkan dengan yang berhasil memenuhi sasaran. Salah satu penyebab utama kegagalan tersebut terletak pada ketidakmampuan manajer proyek dalam mengelola isu-isu resiko dalam proyek yang bersangkutan. Warren McFarlan secara prinsip mengemukakan tiga dimensi utama yang mempengaruhi besar kecilnya resiko sebuah proyek sistem informasi, yaitu: Ukuran dan Batasan Proyek, Tingkat Pengembangan Teknologi, dan Struktur Proyek. Dengan mencoba untuk mendeteksi ketiga karakteristik dimensi ini pada setiap proyek sistem informasi diharapkan dapat memberikan gambaran manajer proyek terhadap spektrum resiko proyek yang dikelolanya.

Data statistik memperlihatkan bahwa lebih banyak proyek-proyek sistem informasi yang menemui kegagalan daripada yang dipandang berhasil. Setidak-tidaknya ada 5 (lima) tipe kegagalan yang mendominasi kasus-kasus pelaksanaan proyek, yaitu:
•	Gagal dalam mencapai target yang diinginkan karena kesulitan dalam tahap implementasi;
•	Kebutuhan akan biaya implementasi yang jauh lebih besar daripada yang telah dianggarkan dan dialokasikan sebelumnya;
•	Waktu implementasi yang jauh lebih lama daripada yang direncanakan dan diperkirakan;
•	Kinerja sistem yang secara teknis jauh daripada yang diharapkan; dan
•	Sistem yang tidak kompatibel dengan pilihan perangkat keras dan perangkat lunak yang ada.

Dalam salah satu teorinya Warran McFarlan menyatakan bahwa paling tidak ada tiga dimensi yang secara langsung berpengaruh terhadap tingkat resiko pelaksanaan proyek sistem informasi (Applegate et.al., 1999):
1.	Ukuran dan Batasan Proyek, dimana semakin besar ukuran proyek akan semakin besar resiko yang harus dihadapi. Besarnya ukuran sebuah proyek tidak saja ditentukan oleh banyaknya sumber daya yang terlibat (finansial, manusia, peralatan, dsb.), namun tergantung pula lamanya proyek tersebut dilaksanakan (mulai dari tahap perencanaan sampai dengan implementasi).
2.	Penguasaan Teknologi, dimana semakin tinggi kompetensi dan keahlian para anggota proyek terhadap teknologi yang dipergunakan dalam proyek, akan semakin kecil resiko yang harus dihadapi. Pengalaman dalam mengerjakan penugasan sejenis merupakan salah satu karakteristik yang harus dimiliki oleh tim pelaksana proyek. Di sisi lain, tingkat kecanggihan teknologi juga secara langsung mempengaruhi resiko proyek yang dilaksanakan. Dengan kata lain, semakin melibatkan teknologi tinggi (state-of-the-art) biasanya akan semakin meningkatkan resiko yang ada.
3.	Struktur Proyek merupakan dimensi yang paling kritikal, yang merupakan ciri khusus proyek-proyek sistem dan teknologi informasi. Sebuah proyek sistem informasi dikatakan memiliki struktur apabila target output yang ingin dihasilkan tidak berubah sejalan dengan dinamika lingkungan dimana sistem informasi tersebut berada. Sebaliknya, sebuah proyek sistem informasi dikatakan tidak memiliki struktur apabila target output yang ingin dihasilkan sangat bergantung dengan lingkungan dimana sistem informasi tersebut berada; sedikit perubahan pada komponen lingkungan, akan mengakibatkan perubahan pada beberapa aspek pelaksanaan proyek. Tentu saja semakin terstruktur sebuah proyek, akan semakin memperkecil resiko yang dihadapi.

Berdasarkan ketiga dimensi di atas, tingkat resiko proyek sistem informasi dapat dibedakan menjadi delapan jenis seperti yang diperlihatkan pada diagram berikut.

Dari diagram tersebut terlihat bahwa resiko relatif tinggi harus dihadapi bagi mereka yang terlibat pada proyek-proyek sistem informasi yang melibatkan pemanfaatan teknologi tinggi. Sebaliknya resiko yang relatif rendah akan dihadapi jika hanya melibatkan teknologi yang tidak begitu kompleks. Resiko tertinggi merupakan konsekuensi tim proyek yang terlibat dalam proyek berteknologi tinggi, dengan ukuran proyek berskala besar, dan tidak terstruktur (dinamis); sementara resiko terendah terdapat pada proyek sistem informasi yang tidak menggunakan teknologi tinggi, berskala kecil, dan terstruktur. Diagram berikut memperlihatkan beberapa contoh proyek dalam bentangan matriks dua dimensi (teknologi dan struktur).

Dengan mengetahui ketiga faktor yang mempengaruhi resiko keberhasilan maupun kegagalan pelaksanaan proyek, seorang manajer proyek atau pemilik proyek dapat mengatur strategi tertentu agar proyek sistem informasi yang dilaksanakan memiliki kemungkinan berhasil lebih besar daripada kegagalannya. Sebagai contoh, jika proyek yang harus dihadapi memiliki skala yang besar (contohnya adalah mengimplementasikan sistem terintegrasi di sebuah perusahaan yang memiliki banyak cabang), akan lebih baik jika dipecah menjadi beberapa sub-proyek yang skalanya lebih kecil sehingga resikonya menjadi lebih kecil pula. 

Disamping ketiga dimensi di atas, McFarlan menemukan beberapa faktor yang secara tidak langsung mempengaruhi tingkat resiko pelaksanaan proyek sistem informasi seperti yang terlihat pada diagram di bawah ini.

Kesepuluh faktor tersebut mempengaruhi tingkat resiko keberhasilan proyek sebagai berikut:
1.	Semakin stabil kondisi sebuah tim pelaksanaan proyek, semakin baik. Stabil dalam arti kata tidak terjadi pergantian personal selama proyek berlangsung, tidak terjadi perubahan struktur pelaksanaan proyek selama kegiatan berjalan, dan hal-hal lain yang secara langsung dapat mempengaruhi kinerja tim.
2.	Kepercayaan terhadap kualitas anggota tim yang akan melaksanakan proyek dalam sebuah lingkungan (perusahaan atau organisasi) merupakan hal yang harus dipertimbangkan pula. Semakin tinggi kepercayaan dari para stakeholders (orang-orang yang akan memperoleh manfaat dari sistem informasi, seperti para users dan pengambil keputusan), akan semakin memperkecil resiko kegagalan proyek karena besarnya dukungan yang diberikan.
3.	Jika sistem informasi atau teknologi informasi yang akan dibangun merupakan komponen penting perusahaan yang tanpanya akan mengganggu proses perusahaan dalam penciptaan produk atau pelayanan kepada pelanggan, maka secara teknis dan psikologis akan memiliki resiko yang tinggi, karena kegagalan dalam implementasi akan berdampak langsung terhadap profitabilitas perusahaan atau kinerja lingkungan dimana sistem informasi tersebut dikembangkan.
4.	Seperti halnya pada point sebelumnya, jika keberadaan sistem informasi tersebut sangat kritikal terhadap proses pengambilan keputusan perusahaan atau organisasi yang mengimplementasikannya, akan semakin meningkatkan resiko pelaksanaan proyek, karena jika gagal akan mengganggu kinerja perusahaan secara langsung.
5.	Pengalaman tim pelaksanaan proyek dalam melaksanakan penugasan sejenis sebelumnya merupakan aspek penting yang harus diperhatikan sebelum menentukan komposisi tim (manajer proyek dan anggota-anggotanya). Dengan tim yang telah memiliki pengalaman serupa sebelumnya, aktivitas perencanaan akan dapat dibuat secara matang dan segala hambatan yang ditemui ketika proyek berlangsung akan dapat dengan mudah dideteksi dan ditanggulangi sehingga memperkecil resiko kegagalan yang mungkin dihadapi.
6.	Kegagalan pelaksanan proyek yang berkaitan dengan sistem informasi dan teknologi informasi beberapa tahun yang lalu, baik yang dialami tim pelaksana maupun perusahaan atau organisasi yang bersangkutan, secara psikologis akan mempengaruhi kemulusan pelaksanaan proyek yang secara langsung meningkatkan resiko kegagalan. Sikap apatis dan apriori biasanya menjangkiti mereka yang terlibat langsung dalam proyek sehingga sulit untuk menjalankan aktivitas-aktivitas atau tahapan pelaksanaan proyek secara efektif.
7.	Tim yang secara prinsip masih terlalu muda usianya (karena baru pertama kali dibentuk atau belum pernah mengerjakan penugasan sejenis sebelumnya) akan meningkatkan resiko kegagalan proyek karena ada kecenderungan mereka akan menggunakan proyek yang ada sebagai ajang uji coba atau eksperimen (trial and error).
8.	Seperti halnya point 3 di atas, jika sistem informasi atau teknologi informasi yang akan dibangun akan mempengaruhi perusahaan dalam pencipataan produk atau jasanya di masa mendatang, akan semakin mempertinggi resiko pelaksanaan proyek yang dihadapi anggota tim karena tekanan psikologis yang cukup besar.
9.	Demikian pula halnya dengan tipe teknologi yang kelak akan sangat dibutuhkan untuk proses pengambilan keputusan. Semakin tinggi ketergantungan para pengambil keputusan terhadap sistem yang akan dibangun, akan mempertinggi resiko yang dihadapi.
10.	
Pandangan perusahaan atau organisasi terhadap peranan sistem dan teknologi informasi dalam lingkungannya juga akan mempengaruhi besar kecilnya resiko. Jika lingkungan yang ada cukup kondusif terhadap kehadiran teknologi informasi, resiko kegagalan proyek akan menjadi kecil; sebaliknya suasana lingkungan yang telah anti teknologi informasi karena satu dan lain hal akan meningkatkan besarnya resiko pelaksanaan proyek. 

REFERENSI

Applegate, Lynda M., F. Warren McFarlan, and James L. McKenney. Corporate Information Systems Management – Text and Cases, Singapore: McGraw-Hill Book Co., 1999.

	RICHARDUS EKO INDRAJIT adalah Kepala Program Studi Sistem Informasi STIMIK Perbanas dan Dosen Inti di Program Pasca Sarjana Universitas Bina Nusantara. Menyelesaikan pendidikan Sarjana Teknik Komputer di ITS Surabaya, Master of Applied Computer Science di Harvard University, Master of Business Administration di Leicester University, dan Doctor of Business Administration di University of the City of Manila. Selain mengajar di Program Pasca Sarjana Universitas Indonesia, Universitas Atmajaya, dan Institut Pengembangan Manajemen Indonesia, serta aktif sebagai konsultan dan peneliti di Lembaga Ketahanan Nasional (Lemhannas), bekerja pula sebagai Direktur Sistem Informasi di perusahaan konsultan Renaissance Advisors. Pengetahuan di bidang teknologi informasi dan manajemen sistem informasi diperoleh dari pengalaman praktis di industri keuangan, perbankan, manufaktur, penerbangan, pertambangan, telekomunikasi, pendidikan dan kesehatan.	

Softcopy dari makalah dan dokumen ini tersedia melalui website personal Richardus Eko Indrajit di alamat: http://www.indrajit.org.

Jakarta, 8 September 1999.