Siapkah Perusahaan Indonesia Mengimplementasikan ERP ?

Richardus Eko Indrajit
Renaissance Research Center
eko@indrajit.org

Kemajuan teknologi informasi (TI) yang sedemikan cepat, tren perusahaan melakukan Business Process Reengineering (BPR) dan rightsizing akhir-akhir ini, telah mengubah pandangan para manajer terhadap TI. BPR yang tujuannya merperbaiki kinerja perusahaan yang berfokus pada kecepatan proses, efisiensi, efektivitas dan biaya, membutuhkan aplikasi TI yang sesuai.

Aplikasi TI yang dianggap sesuai, biasanya yang tersedia di pasar berbentuk paket, bukan yang harus dibuat sendiri. Selain alasan biaya dan waktu, kendala dan resiko dalam mengembangkan suatu paket aplikasi sendiri sangat besar. Alasan yang paling dominan adalah kurangnya tenaga ahli di bidang tersebut dan kecepatan perubahan TI, yang terkadang memaksa perusahaan meperbarui sistem aplikasinya. Secara garis besar, perusahaan dewasa ini menignikan apliaksi korporat yang mudah dipergunakan (user friendly), mudah disesuaikan dengan perubahan aktivitas-aktivitas di perusahaan, yang sedemikian sering dan cepat (customizable). Tidak hanya berfungsi mengotomasikan kegiatan manual, tetapi lebih ke sistem yang dapat memadukan seluruh fungsi yang ada di perusahaan.

Kebutuhan tersebut jelas menimbulkan potensi pasar yang besar. Para vendor perangkat lunak pun berlomba memenuhinya, dengan menciptakan sistem aplikasi korporat yang dapat menjawab tantangan-tantangan itu. Produk-produk besar seperti SAP, Oracle, D&B Software, PeopleSoft, BAAN, telah berhasil memimpin pasar sistem aplikasi korporat dewasa ini. Gelombang pemakaian sistem aplikasi ini tidak saja melanda negara-negara besar di dunia, tetapi juga perusahaan-perusahaan besar Asia, tak terkecuali Indonesia. 

Namun, ada suatu fenomena menarik yang dapat diamati di Indonesia: keragu-raguan perusahaan menentukan, sudah siapkah menggunakan aplikasi korporat yang ditawarkan? Keragu-raguan ini tidak hanya dikarenakan besarnya biaya yang harus dikeluarkan untuk membeli dan mengimplementasikan aplikasi itu, melainkan pula kekurangpahaman terhadap seluk-beluk aplikasi, dan benefit yang dapat diperoleh perusahaan penggunanya. Aplikasi korporat memang sangat kompleks.

Jika dilihat secara evolusioner, awalnya, sistem aplikasi korporat hanya dipergunakan untuk keperluan otomasi. Atau, untuk mendukung aktivitas-aktivitas administratif. Pada akhir tahun 1980-an, kompetisi di dunia bisnis seemikan kerasnya. Kecepatan dalam menghasilkan produk/jasa tertentu sebagai jawaban atas perminataan pelanggan/pasar merupakan senjata utama berkompetisi. Perusahaan yang tidak dapat menghasilkan produk/jasa tertentu secara cepat, akan dengan mudah ditinggalkan pelanggannya. Atau, aktivitas yang dipergunakan perusahaan – perencanaan/permintaan produk/jasa hingga pendistribusian ke pelanggan harus secepat mungkin. Melihat hal ini, tidak heran, muncul aplikasi korporat untu bidang manufaktur – yaitu SAP.

Tidak membutuhkan waktu lama bagi aplikasi korporat untuk menjadi semakin besar dan lengkap, dan tak hanya untuk manufaktur. Ciri utama organisasi modern adalah sifat-sifat fungsi organisasinya, yang saling tergantung (interdependensi). Performa suatu organisasi ditentukan oleh performa masing-masing fungsi tersebut, dimana keterkaitan antar fungsi sangat tinggi (tidak saling berdiri sendiri). Hal inilah yang menyebabkan semakin berkembangnya sistem aplikasi korporat, dimana fungsi-fungsi pendukung di perusahaan – keuangan, sumber daya manusia, administrasi – harus terintegrasi dengan fungsi-fungsi utama (core processes). Keterpaduan ini memudahkan para manajer senior dalam mengambil keputusan-keputusan penting dan kritis di perusahaannya.

Dalam perkembangannya, seiring degan semakin kompleksnya aplikasi korporat, semakin sulit pula aplikasi ini diterapkan. Bagi perusahaan Indonesia, ada dua permasalahan utama yang harus dihadapi dalam menggunakan sistem aplikasi korporat.

Pertama: biaya. Karena secara tidak langsung, investasi yang besar pada TI akan berdampak pada penentuan nilai produk/jasa yang dijual. Perusahaan harus dapat menganalisis aspek keuangan dalam memperhitungkan kehadiran aplikasi korporat (dan TI terkait) yang cukup mahal tersebut. Dasar perhitungannya harus berpedoman pada konsep value added. Suatu proses atau aktivitas dikatanak bernilai tambah, jika secara langsung memiliki kontribusi terhadap proses penciptaan suatu produk/jasa. Jika ternyata sistem aplikasi korporat yang dibeli hanya sebagai penunjang kegiatan bisnis, investasi besar-besaran untuk keperluan itu akan sia-sia. Bahkan, bisa jadi bumerang.

Masalah kedua timbul setelah melihat kenyataan, bahwa untuk dapat mengimplementasikan aplikasi korporat secara lengkap dan optimal, organisasi yang bersangkutan harus siap berubah. Aplikasi korporat seperti SAP dan Oracle didesain secara khusus dengan memakai konsep business process driven, dimana modifikasi sistem aplikasi dilakukan berdasarkan proses bisnis yang ada. Suatu proses merupakan kumpulan subproses-subproses kecil yang saling terkait, dan melibatkan beberapa fungsi dalam organisasi (across functional). Untuk dapat mengintegrasikan bagian manufaktur dengan keuangan, seorang konsultan TI harus mengutak-ngatik general ledger perusahaan, yang dinilai “terlarang”. Jika para manajer masih berfikir secara hierarkis dan terkotak-kotak (tradisional), belum across organisation functions oriented, manfaat yang diperoleh dari pengimplementasian aplikasi korporat seperti SAP dan Oracle tidak akan berbeda dengan aplikasi database biasa, yang dapat diperoleh dengan harga yang jauh lebih murah.

Referensi
Evans, Philip B. and Thomas S. Wurster. Getting Real about Virtual Commerce. Massachusetts: Harvard Business Review, 1999.

	RICHARDUS EKO INDRAJIT adalah Kepala Program Studi Sistem Informasi STIMIK Perbanas dan Dosen Inti di Program Pasca Sarjana Universitas Bina Nusantara. Menyelesaikan pendidikan Sarjana Teknik Komputer di ITS Surabaya, Master of Applied Computer Science di Harvard University, Master of Business Administration di Leicester University, dan Doctor of Business Administration di University of the City of Manila. Selain mengajar di Program Pasca Sarjana Universitas Indonesia, Universitas Atmajaya, dan Institut Pengembangan Manajemen Indonesia, serta aktif sebagai konsultan dan peneliti di Lembaga Ketahanan Nasional (Lemhannas), bekerja pula sebagai Direktur Sistem Informasi di perusahaan konsultan Renaissance Advisors. Pengetahuan di bidang teknologi informasi dan manajemen sistem informasi diperoleh dari pengalaman praktis di industri keuangan, perbankan, manufaktur, penerbangan, pertambangan, telekomunikasi, pendidikan dan kesehatan.	

Softcopy dari makalah dan dokumen ini tersedia melalui website personal Richardus Eko Indrajit di alamat: http://www.indrajit.org.

Jakarta,26 April 1999.